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领导者和专业人士很少有必须在一周内就要完成的大计划，他们面临的多是需要几周，甚至几个月才能完成的复杂项目，因此，尽管我们尽了最大努力来保持长期的专注力，但还是相当容易心猿意马。身处碎片化的经济时代，你的注意力在周一可能就已经被撕扯得支离破碎，但直到周四你才意识到自己早已偏离了航道。
好消息是，你可以设计自己的一周以保持主要任务的可见性，并在执行过程中随时回顾进展。诀窍是把你的主要目标分解成可管理的下一步行动，然后，把下一步行动计划在每周活动中，通过辨识三个你要达成的关键结果，来衡量你的主要目标是否取得了你期望的进展。这三个结果一步一步向前推进，以确保主要目标得以达成。
“每周预览”包含六个步骤，这是使你能够持续跟踪所有悬而未决的任务，并建立时间控制感的六个步骤。你可以在任何时候完成“每周预览”，关键是你必须去做。就我而言，有几个适合于我的最好的时间段，分别是周五下午结束了一周的工作后、星期天晚上新一周开始之前，或者周一早上一周的第一件事开始时。。你可以选择一个最适合你的时间，把它作为一个例行事宜安排在你的日历上，并信守对自己的承诺。开始时，可以安排30分钟，一旦形成习惯，你会发现只要10～15分钟你就能够完成，但这也需基于每个人的特点和工作特质而定。
设计“每周预览”的过程是很好的机会，将你从“与10人对打乒乓球”的混乱中解脱出来，使任务与行动有效统一，完全契合你的时间表和工作职责，是你掌控项目和任务的关键。成功的一周是指，你知道你完成了一周内你能把控的所有事情，在你的重大目标和项目上取得了突破和进展，让你的同事、客户、家人和你自己都对结果满意。你的“每周预览”应该最清楚你是如何达成这些目标的，这也确保你在未来的一周有更好的表现。下面，我们来详细介绍这六个步骤。
第一步：列出你最大的成就。
在“每周预览”中，你要做的第一件事就是花点时间回顾过去一周你所取得的最大成就。列出你最重要的成果，你最引以为傲、对你生活和工作影响最大的事情。这一步你必须有意为之，即便一开始你可能会感觉不自在。很多高成就人士惯常把关注点放在他们的缺点——没有
完成的事情——而不是他们的成功上，但这种错误的专注会扼杀你的自信。所以，请专注于产生感激、兴奋和个人效能的你所取得的成就上，在接下来的一周更加精力充沛地处理重要工作。
第二步：回顾前一周。
接下来，做个小的事后回顾。仔细回顾前一周的经历，回顾你学到的教训，并做出在不久的将来能看到进步的调整。
这一步，有三个问题需要你回答：
首先，你的主要任务比前一周进展了多少？
这是你进行诚实的自我反省的机会。评估你在前一周工作中的主要计划，你都完成了吗？还有哪些工作要做？（顺便说一下，即使没有达到目标，也要对自己取得的进步给予一定的肯定。高成就人士总是对自己过于苛刻，为没有完成设定的每件事而自责，剥夺享受已经取得成果的快乐。）回答这个问题很重要，因为它与下一个问题相关。
其次，什么行动是有效的，什么又是无效的？
有没有你没有预计到的打断或干扰因素？导致你被打断和干扰的事情是什么？谁导致了它们？你能避免它们吗？当时你的计划是什么？计划有帮助吗？你的时间预算做得好吗？这些追问的目的是厘清哪些策略或方法是有效的，然后找出所有行为或计划中的错误，以帮助你在下周提升表现。
再次，也是最后，基于你刚才的确认，什么是你会继续、改进、开始或停止的行动？
这一步骤是要把你的经验教训转化为可供借鉴和实操的要点，也是在给自己真正成长的机会。未来你将如何调整你的行为或计划？唯有那些能从自身经历中学习，并利用教训在自我行为上做出积极改变的人才会获得更快的进步。但很少有人愿意花时间去回顾，所以如果你做到了，你便能从人群中脱颖而出。
第三步：回顾你的任务清单和笔记。
我们的任务清单和笔记即使只经过短短一周也会像野草一样疯长，所以，进行快速回顾避免失控很重要。我建议从你推迟的、那些需要你日后有意识安排的任务开始做任务清单回顾。如果你使用项目管理工具，可用该工具进行状态更新和未来计划。
此外，我建议你将任务列表归置在一个地方（最多两个地方）：例如滴答清单或Todoist这样的数字解决方案，或你的日历、纸质的计划本上，整合你的任务列表使自己更加容易跟踪项目。你的任务和笔记存放的地方越多，丢失的可能性就越大。
接下来，回顾授权任务。这些是你已经交给其他人的任务，利用这一步，让那些授权出去的项目回到你的雷达显示屏上，如果有必要的话，跟进该项目负责人。
现在浏览你一周的笔记。这些笔记可能包括你对一天工作的评价，在会议时的观察，对未来的设想，或者是对你本周正在做的事情的相关洞察。
那些能够从过往经验教训中学习，并在行为上做出积极改变的人，将获得快速成长。
勿让灵光一闪而过，勿使要务最终错过。为了防止遗漏关键任务，你可以利用回顾的时间做好以下四件事：
- 清除：如果一项任务已不再相关，就将其删除。
- 规划：如果你打算稍后解决一些问题，把它们记在你的日程表上。按照“你的理想周”工具，尽可能多地一次性处理同类任务。
- 优先：如果你知道这周你有一项重要任务需要处理，但没有想好放到哪天去完成，那就优先处理。把它添加到你本周的优先任务列表上，我称其为“每周3大任务”。
- 推迟：如果这是一个你仍然想做，但本周肯定没时间完成的任务，你可以把它留在清单上。然后把它放在一边，下次回顾时再去考虑。
第四步：检查目标、项目、活动、会议和截止日期。
失去对最重要的目标和项目的可见性是导致人们犯错的主要原因之一。日常工作的混乱、忙碌往往会淹没最重要的目标和任务，这也是较早前提到过的我的客户蕾内所面临的挑战。“我从事的是航空行业，所以这更加讽刺。”她自嘲说，“从事航空行业，应该考虑的似乎都是海拔3万英尺、4万英尺、甚至5万英尺之上的事情。而我却一直被困在地面的杂草丛里，实则是一叶障目，不见泰山。”不幸的是，混乱与忙碌让蕾内的工作与生活在大多时候都处于疲于奔命的状态。
“每周预览”的过程能够有效解决这类问题，提高你在工作中的优势。回顾你正在努力达成的目标，使之与你的关键动机重新关联；同时，明确下一周你为实现目标将采取的步骤；以及，利用预览时间来检查重要的项目和交付的成果，确定哪些任务是你必须做的，哪些是你能够做的。
现在，查看下一周的日程表（或者是接下来几周的日程，这取决于事务的多少），这是非常好的机会，我们能明确要为下周的工作做哪些准备，授权哪些任务，或在新一周开始之前为前期工作收尾。你不能同时让两架飞机降落在同一条跑道上，所以需根据新任务发生的日期，及待完成任务的截止日期来进行有序安排。检查即将到来的会议也非常重要，如果你需要重新安排或取消会议，越早通知越早安排越好。
第五步：制订“每周3大任务”。
重新回顾了你所有的目标、项目、截止日期以及其他关键节点后，就可以开始积极主动地建立你的“每周3大任务”了。3大任务意味着下一周你要完成的3件最重要的事情，这样你才能在你的主要目标和项目上取得进展。我当然知道一周内你还有很多事情需要完成，但马拉松也是一步一个脚印才能跑完的。
那么如何决定“每周3大任务”呢？一个有用的工具就是“时间管理矩阵”。该工具历时已久，由艾森豪威尔首创，经斯蒂芬·科维（Stephen Covey）推广普及。这是个简单的二分矩阵，分为四个象限，其中横轴代表紧急程度，纵轴代表重要性。
象限1表示既重要又紧急的任务。很明显，这些事情应该首先占用你的时间，并且优先于其他任何事情。我需要特别指出，重要和紧急是对你个人而言的。我们经常被拉入不是对自己而是对别人重要和紧急的任务中。想想你的季度目标，离任务完成还剩下多少时间？还有你关键项目的重要截止日期？位列象限1的项目应该是你“每周3大任务”的首要任务。
设计你的一天时应遵循这个逻辑：优先象限1 和2 的任务，明确象限3的任务（有哪些我是可以授权出去的？），然后，删除象限4的所有任务。
象限2指的是重要但不紧急的任务。它们很容易被推迟，所以要非常小心！象限2的任务因为不紧急，常常被忽略。就像盘旋的飞机会耗尽汽油，我们要么制造紧急状况，要么错失良机——或者两者兼而有之。当你确定了象限2的任务后，也需要马上着手去做。
象限3是紧急但不重要的任务。这个象限往往意味着对他人来说时间性和重要性都很强，但不一定必须由你来做的任务。这是我们很多人每周容易犯错搁浅的地方，如果稍不留意，你的优先级就会被别人的优先级所取代，从而破坏自己的效率，阻碍你朝着关键目标和重大项目前进。请以你自己为例，通过询问下面三个关键问题来评估象限3的项目：
——如果你的回答是“是”，是否会将象限1或象限2的项目置于危险境地？
——为了配合象限3的新请求，你愿意做出哪些权衡？换句话说，为了答应这个请求，你是不是必须对别的事情说“不”？
——如果你同意做象限3的事情，最终会抱怨自己的参与或者责怪另一个人吗？
如果你回答了这三个问题，仍然觉得在清单上给别人留点空间是个好主意，那就去做。不过，切记不要混淆紧急与重要的定义。
象限4表示对你来说既不紧急也不重要的任务。象限4的项目永远不应该出现在我们的日历或任务列表中。但它们现在还依然占据着我们的清单，不是吗？我认为原因通常可归结为以下三个因素之一：
- 第一，混乱。我们不愿停下脚步来评估活动或任务，总是不假思索地就跳出去，最后掉进兔子洞里。
- 第二，内疚。即使知道那不应该是自己的责任，还是觉得要由自己来完成，是我们自己让内疚感凌驾于更好的判断之上了。
- 最后，害怕错过。我们害怕因拒绝丧失了新的机会——不管它们对我们是否有意义。
当你制订自己的“每周3大任务”时，不要让别人的优先级挤占你自己的优先级。如果你真的想集中精力，就需要设定一个目标，把95%的时间花在象限1和象限2的行动上，现在你也许觉得这不太可能，但事实是本该如此。所以，在建立自己的任务清单时，先回答如下两个问题：
- 这件事（对我）重要吗？
- 这件事（对我）紧急吗？
这两个小问题的答案将帮助你建立优先安排任务的框架，并最终确保你获得时间上的自由。
第六步：规划恢复活力的时间。
睡眠、饮食、运动、社交、玩耍、反思和断电。现在花点时间把它们安排进你的夜晚和周末，或者你为恢复活力预留的任何时间里。如果你还举棋不定，可以像许多高成就人士所做的那样，先来快速回顾这7个方法：
- 睡眠：你每晚想睡多长时间？你必须在什么时候上床以确保睡眠充足？你希望打个盹吗？
- 饮食：你有任何想去的餐厅或想做的菜吗？（可以结合社交活动来设计）
- 运动：你想在空闲时间锻炼身体吗？你想尝试一些不同于平时锻炼的运动吗？
- 社交：休息的时候，你想和谁一起度过？你的优质时间是什么样的？你们可以一起做什么活动来加强彼此之间的联系？
- 玩耍：你打算在空闲时间做些什么？有什么爱好是你想追求的，有什么游戏是你想玩的，有什么电影是你想看的？
- 反思：你将如何使你的头脑和心灵恢复活力？读一本书？写日记？去散步？参加某些仪式？
- 断电：你会采取什么步骤确保自己真正被隔离？例如，把手机放在抽屉里，从工作应用程序上下线，不去思考、谈论或阅读有关工作的内容？
如果没有计划，我们很容易在谢幕后的时间里不停切换。但就算有计划（如恢复活力），又怎样才能做到呢？和职业无关，我们中的许多人都面临着这样的诱惑：如果一周的工作落后了，就利用休息时间来回补。
“每周预览”过程不会花很长时间。一旦你掌握了节奏，你就能在10到15分钟内完成。在我自己的“完全专注计划表”中包含了一个简单的表单，以使预览过程更加快速有效。
本文整理自《深度专注力：管理精力和时间的9种方法》，作者迈克尔·海厄特